* Etten-Leur, 15 juli 2020 – Kort verslag van de Algemene ledenvergadering ARV Achilles gehouden op 1 juli 2020

In totaal 30 leden hebben zich vooraf aangemeld voor de vergadering en zijn ook aanwezig.

De notulen van de vorige ledenvergadering van 6 april 2019 worden ongewijzigd vastgesteld. De acties die daarin zijn vermeld zoals jeugdplan en indoorhal zullen op deze vergadering worden behandeld
In de mededelingen van het bestuur vertelde de voorzitter Jan van Praat dat op 1 juli na bijna 4 maanden de eerste mogelijkheid weer is om in de kantine bij elkaar te komen en het bestuur heeft dit aangepakt om dan ook de ALV te houden. Gelukkig mogen we weer sporten als we na het sporten als volwassenen de 1,5 meter afstand aanhouden. De kantine en kleedkamers kunnen weer gebruikt worden en er mag ook weer gedoucht worden.

Bestuur nog steeds niet compleet
Het bestuur is helaas incompleet, we missen danig een secretaris en een technisch bestuurslid. Tot op heden hebben we dit intern opgelost maar dit komt het effectief functioneren van het bestuur natuurlijk niet ten goede. Dus bijgaand weer een oproep voor kandidaten.

Corona-maatregelen
Bij de trainingsgroepen hoeven de deelnemers zich niet meer van tevoren op te geven, maar de aanwezigheidslijsten moeten wel minimaal 4 weken bewaard blijven om in het geval van besmetting de contacten door te kunnen geven aan de GGD. De verantwoording hiervoor ligt bij de trainer.

Administratiekantoor W. Goossens clubkampioenschappen niet in 2020
In het platformoverleg is besloten de clubkampioenschappen dit jaar niet door te laten gaan. Onder andere het voortdurend schoonmaken van de materialen en het niet kunnen uitvoeren van meerdere specialisaties hebben tot dit besluit geleid. De jeugdafdeling zal tijdens de trainingen een soort competitie opzetten zodat er voor deze groep toch een prijsuitreiking kan worden georganiseerd.
Uit de vergadering komt het voorstel om in plaats van de clubkampioenschappen een open dag of zelfs een open week te houden, waar alle achilles-activiteiten kunnen worden geëtaleerd. Het besluit wordt genomen dat het bestuur een werkgroep hiertoe gaat opzetten.
Ten laatste staat de voorzitter nog even stil bij de leden die ons dit jaar zijn ontvallen: Gerry Buckens, Marietje Oomen en Jo van de Klundert
In het jaarverslag van het bestuur loopt de voorzitter via een beeldverhaal door de gebeurtenissen heen van 2019 tot en met het voorjaar van 2020.

Indoorhal on hold
Bij de sheet van de Indoorhal geeft Penningmeester Sjaak Dorsman inzicht in de huidige voortgang. Het plan van eisen (PvE) is in een aantal bijeenkomsten met een groep belangstellende leden besproken en aangescherpt. Daarna zijn we met de kostencalculatie van de hal met de benodigde installaties op zoek gegaan naar partijen om de financiering rond te krijgen. Door corona en de huidige financiële situatie van Gemeente Etten-Leur is het op dit moment lastig en we verwachten niet dat we op de zeer korte termijn meer duidelijkheid zullen hebben. De komende tijd zullen we in ieder geval de beschikking houden over de oude tribune. In de vergadering wordt besloten dat er door de klusploeg onderzoek wordt verricht naar de staat van onderhoud van de tribune en dit waar nodig en noodzakelijk is wordt uitgevoerd.

Financieël overzicht 2019
De Penningmeester geeft bij de behandeling van de financiële jaarstukken 2019 een uiteenzetting van zowel de resultaten als de balansposities van de vereniging. Het ledenbestand neemt af maar veel minder dan voorgaande jaren en het lijkt dat de dalende lijn zich stabiliseert tot een meer stabiel ledenaantal. De hierdoor lagere inkomsten door contributie worden gecompenseerd door hogere inkomsten uit zowel de kantine als sponsoring. Uit het resultaat van 2019 wordt een voorziening apart gezet van € 15.000 om te besteden aan de noodzakelijke vervanging van de dakbedekking op onze accommodatie. Uiteindelijk is het jaar 2019 afgesloten met een klein positief resultaat van € 2.709 inclusief de voorziening voor de dakbedekking, wat strookt met de begroting over 2019.

De kascontrolecommissie, bestaande uit Dick de Kort en Ton Huisman is op 17 juni jl. bijeengekomen.
Na controle doet zij een voorstel om uit te zoeken of via gebruikmaking van een download van banktransacties, makkelijker inzicht is te verkrijgen in specifieke transacties. Hoewel verbeteringen wenselijk zijn vraagt de commissie de vergadering om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Dick de Kort treedt af en uit de vergadering wordt Johan Hack als nieuw kascontrole lid gekozen.

Zonnepanelen en dakvernieuwing
Bij het agendapunt over het voorstel aanschaf zonnepanelen geeft penningmeester Sjaak Dorsman uitleg over het proces waarin de gemeente Etten-Leur alle sportverenigingen het aanbod heeft gedaan om te verduurzamen met behulp van een goedkope lening verstrekt door de gemeente. Negen sportverenigingen zijn tot een collectieve inkoop van zonnepanelen gekomen. Mede hierdoor is dit een financieel lucratieve investering voor Achilles. De terugverdientijd is naar verwachting minder dan 8 jaar en vanaf het eerste jaar is er een positieve kasstroom.
Omdat ook de dakbedekking moet worden vervangen is de totale investering € 42.325, die voor € 30.000 wordt gedekt door de gemeentelening. Per saldo moet Achilles € 12.325 uit eigen middelen opbrengen. De vergadering besluit unaniem het voorstel aan te nemen.

Nieuw jeugdplan
De voorzitter geeft bij de presentatie van het jeugdplan toe dat door de krappe tijdsplanning het niet mogelijk is geweest het plan eerder te publiceren. Het proces is tijdrovend geweest en krijgt niet de schoonheidsprijs. Het plan, dat in lijn ligt met de adviezen van de Atletiekunie, heeft als belangrijkste punt dat er een centrale jeugd coördinator wordt aangesteld voor alle jeugd vanaf de mini-pupillen t/m de A-junioren. Het bestuur verwacht dat dit de samenwerking om tot een gezamenlijk jeugdbeleid te komen zal verbeteren.
Het besluit wordt genomen dat het plan aan de jeugdtrainers zal worden gestuurd om daarna in een gezamenlijk overleg met de jeugdtrainers te bespreken.

Bestuursverkiezing
Voorzitter Jan van Praat wordt bij de bestuursverkiezing met een zeer overtuigende meerderheid herkozen en mag de volgende termijn van 2 jaar jaar zijn functie voor Achilles uitoefenen. Nogmaals wordt een oproep gedaan voor kandidaten voor de vacatures van secretaris en algemeen bestuurslid.

Rondvraag
Bij de rondvraag wordt naar de uitvoering van het vrijwilligersbeleid in verband met de situatie met corona gevraagd.  De voorzitter antwoordt dat vrijwilligers die zich voor een taak hebben aangemeld, echter door de huidige omstandigheden deze taak niet hebben kunnen verrichten, niet zullen worden aangeslagen voor de vrijwilligersbijdrage in 2020.

Bij een vraag over de verdeling van de vrijwilligers over de verschillende activiteiten waarbij er tekort aan vrijwilligers zijn bij kantine en wedstrijden, wordt geantwoord dat bijvoorbeeld Marathon en Avond4Daagse ook mede activiteiten zijn van Achilles en dat er in principe ruim voldoende vrijwilligers zijn om alle taken die er zijn te verrichten. Het moet alleen passen in de beschikbare tijd.

Voorzitter dankt allen voor de aanwezigheid en sluit de vergadering na nog wel een applaus van de aanwezigen voor het verrichtte werk in ontvangst te hebben genomen.