Privacyverklaring ARV Achilles
Privacyverklaring ARV Achilles
Versie 1.1, 10 juli 2018
Atletiek- en Recreatie Vereniging (ARV) Achilles, gevestigd te Etten-Leur, hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens die met ons gedeeld worden. Daarom hebben wij in deze verklaring uiteengezet hoe wij met persoonsgegevens omgaan en welke rechten een lid heeft.
ARV Achilles houdt zich hierbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook nemen we passende technische en/of organisatorische beveiligingsmaatregelen om de gegevens te beschermen.
ARV Achilles verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt: Voor- en Achternaam, Adres, Geslacht, Geboortedatum, Telefoonnummer, E-mailadres en Bankgegevens.
ARV Achilles verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het lidmaatschap en het afhandelen van de betaling.
- Het verzenden van de digitale maandelijkse nieuwsbrief van ARV Achilles. Voor het verwerken van het e-mailadres hiervoor is nadrukkelijk toestemming gevraagd. Afmelden van de nieuwsbrief kan op elk moment per e-mail.
- Deelname aan clubactiviteiten zoals trainingen en wedstrijden.
- Het bijwerken van onze club- en baanrecords.
- Het publiceren van berichten op de website arvachilles.nl en facebookpagina.
- Gegevens van relaties en sponsoren worden gebruikt voor het onderhouden van contacten.
De persoonsgegevens die wij vragen zijn steeds afgestemd op het doel waarvoor ze worden gebruikt.
De toegang tot persoonsgegevens wordt alleen verstrekt aan personen binnen de vereniging die daartoe bevoegd zijn om hun taak uit te kunnen voeren.
Bewaartermijn
ARV Achilles bewaart persoonsgegevens – met uitzondering van de club- en baanrecords – niet langer dan zeven jaar nadat het lidmaatschap, de relatie of het sponsorschap is opgezegd, dan wel op grond van de wet vereist wordt. Na het beëindigen van het lidmaatschap heeft uitsluitend de ledenadministratie toegang tot deze persoonsgegevens. Na het opzeggen van de nieuwsbrief worden de gegevens binnen vier weken verwijderd.
In onze lijst met club- en baanrecords blijft naam, categorie en record staan totdat iemand anders dit record breekt.
Minderjarigen
Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) uitsluitend indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Vertrouwenspersonen
De vertrouwenspersonen van ARV Achilles zijn gebonden aan de geheimhoudingsplicht.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Op onderstaande uitzonderingen na worden persoonsgegevens nooit verstrekt aan derden zonder dat daar vooraf toestemming is gevraagd. Naast deze toestemming zal in voorkomende gevallen met derde partijen een verwerkersovereenkomst worden afgesloten, waarin de betrokken partij verklaart dat de gegevens nooit aan derden zullen worden verstrekt.
De uitzonderingen betreffen:
- De verstrekking van persoonsgegevens uit een wettelijke verplichting.
- Voor de ledenadministratie gebruikt ARV Achilles het programma Sportlink, waarin de lidmaatschapsgegevens worden beheerd.
- Een lid van ARV Achilles is verplicht lid van de Atletiekunie (AU). Daarvoor worden de persoonsgegevens gedeeld met de AU.
- Voor het inschrijven voor wedstrijden en de publicatie van uitslagen van wedstrijden wordt gebruik gemaakt van atletiek.nu.
ARV Achilles is terughoudend met autorisaties van systemen en toegang tot persoonsgegevens. Alleen degenen die in de dagelijkse uitvoering van werkzaamheden voor ARV Achilles deze gegevens nodig hebben, krijgen toegang. Autorisaties en toegang zijn schriftelijk vastgelegd.
Cookies en Analytics programma’s
ARV Achilles gebruikt geen cookies en analytics programma’s voor het verzamelen van persoonsgegevens via de website.
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van ARV Achilles. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. Wij raden leden aan om voor het gebruik van andere websites de betreffende privacyverklaring te raadplegen.
Foto’s en film tijdens training, wedstrijd of andere gelegenheid
Tijdens evenementen op het terrein van ARV Achilles kunnen foto’s of filmpjes worden gemaakt die mogelijk gepubliceerd worden in bijvoorbeeld de nieuwsbrief, op de website of op de Facebookpagina van ARV Achilles. Dit geldt niet indien de opnamen:
- niet in een openbare (voor publiek toegankelijke) ruimte zijn gemaakt.
- gênant, kwetsend, beschamend, van een intiem karakter zijn.
- stiekem, door context onrechtmatig of met een onrechtmatig doel zijn gemaakt.
Indien men zichzelf herkent op een foto of film en hier om bovengenoemde redenen bezwaar tegen heeft, kan een e-mail worden gestuurd naar redactie@arvachilles.nl met het verzoek om de foto of film te verwijderen.
Beveiliging persoonsgegevens
ARV Achilles treft passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Wijziging van het privacy beleid
ARV Achilles past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. ARV Achilles raadt leden aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal ARV Achilles er alles aan doen leden per e-mail en via de website te informeren.
Rechten en plichten omtrent de persoonsgegevens
Leden hebben recht op inzage, wijziging of verwijdering van de persoonsgegevens die ARV Achilles heeft. Tevens kan bezwaar gemaakt worden tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel ervan). Ook kan men verzoeken de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan een andere partij. Hiervoor kan contact opgenomen worden via privacy@arvachilles.nl. Wij kunnen vragen om legitimatie voordat wij gehoor kunnen geven aan een dergelijk verzoek.
Indien er klachten zijn over de verwerking van persoonsgegevens, dan kan hierover contact opgenomen worden via privacy@arvachilles.nl. Mochten wij er onverhoopt niet uitkomen, dan kan men een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Vragen of opmerkingen
Zijn er nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze Privacyverklaring, neem dan contact met ons op: privacy@arvachilles.nl.